"מה לא היה בסדר?", אתה מנסה לשחזר את הפגישה האחרונה שלך עם הלקוח. התקשורת הייתה טובה, הסברת לו היטב את היתרונות של המשרד שלך, וחשבת שהלקוח בידיים שלך. אלא שמשהו היה חסר. משהו שיגרום ללקוח הפוטנציאלי להבין שהמשרד שעומד מולו הוא מקצועי, אמין וכזה שיוכל לשרת אותו נאמנה. לא בטוח שאתה יודע, אבל ייתכן שהפסדת את העסקה הזה בגלל שעיצובו של המשרד שלך – החל מהגוונים ועד לכל אותם פריטי ריהוד משרדי, לוקה בחסר.
כל בעל עסק יודע כיום כי אין תחליף לתדמית חיובית אשר מקבלים הלקוחות. אלא שרבים לא נותנים את הדעת על כך שאחד המפתחות העיקריים ליצירתה של אותה תדמית הוא לא אחר מאשר עיצוב המשרד בו הם עובדים. וכאן בדיוק מתחילים לדבר על חשיבותו של רושם ראשוני בעולם בו אנו חיים. במילים אחרות: שולחן מנהלים עשוי להיות חשוב, בעיני הלקוח, לא פחות מאשר האדם שיושב מאחוריו.
לכל משרד או בעל עסק יש בוודאי תדמית מסוימת שהוא רוצה שתעבור ללקוחות שלו. אלא שתדמית לא עוברת רק באמצעות מילים, וגם לא דרך הרזומה של אנשי המשרד. בעידן הנוכחי, תדמית היא קודם כל עניין ויזואלי, והיא מושגת דרך ההתבוננות של הלקוח: לא רק על האדם שיושב מולו, אלא גם על החלל שבו נעשה המפגע אימו. נדרש שמה שרואה ושומע הלקוח יהיה בהלימה מוחלטת. משרד הייטק שמצהיר שהוא חדשני, למשל, אך בוחר בריהוט מיושן בסגנון הרטרו, עלול להחטיא את המטרה.
אז מה יוצר את אותה תדמית חיובית? כפי שראינו מעלה, קשר חיובי בין המסרים שרוצים להעביר, לבין הדרך החזותית בה הם מועברים. אלא שבתחום העסקי, המאופיין בתחרות רבה על כל לקוח ולקוח, צריך גם להיות מקורי, ובעיקר יוקרתי. ריהוט משרדי צריך להיות המהודר ביותר שניתן להעלות על הדעת, מה שבוודאי יתרום לאופן שבו הלקוח יראה את אנשי המשרד. הוא הרי מצפה לגורם סמכותי ואמין שיבצע עבורו שירותים מקצועיים, ולא לחברה שמשדרת "חאפריות" ושירות זול.
מומלץ לבחור בקו עיצובי אחיד, פחות או יותר, ולהימנע מכל אותם שילובים צעקניים של גוונים, הנחשבים, גם כן, לזולים. גם כאשר משלבים מספר גוונים, בין השאר כשרוצים להבליט פריט מסוים, רצוי לבצע זאת ללא הגזמה. את הקירות מומלץ מאד שלא להשאיר לבנים, אלא לצבוע אותם בהתאם לתדמית הרצויה. גוון רך, למשל, יסייע ליצירת האווירה הנעימה, בעוד שירוק כהה הוא אחד הצבעים היותר יוקרתיים שניתן להעלות על הדעת.
רצון אחר של בעלי המשרד הוא ליצור אווירה חמימה ככל האפשר, שתקרב בינם לבין הלקוחות המגיעים אליו. ריהוט משרדי יכול לעשות זאת במידה רבה: חשבו, למשל, על רהיטים כפריים, עשויי עץ. דגש חשוב אחר, בדרך להשגת היעד הזה, הוא על תאורה בריאה ככל האפשר, להבדיל מהדימוי הקודר של משרדים שיש לרבים.
את המשרד ניתן גם לשדרג באמצעות מספר חפצים פשוטים, שיכולים לעשות בו שינוי גדול. חפצי נוי, עציצים או תמונות, למשל, הם פריטים שלא בהכרח מצפים לראות במשרד, כך שעשויה להיווצר הפתעה חיובית. רבים ימליצו להתחשב גם בהיבטים אחרים של המשרד בעת העיצוב: למשל, מיקום שולחן מנהלים לפני החלון, מה שיסייע להימנע מתחושות של ניכור בקרב הלקוחות.